組織横断プロジェクトに参加して気づいた計画の重要性 #techtekt Advent Calendar 2021

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この記事はtechtektアドベントカレンダー2021の9日目の記事です🎄

こんにちは！
テクノロジー本部 UXデザイン部 UI/UXデザイナーの高井です。
今回は、組織横断プロジェクトに参加して得た気づきや知見について、まとめていきたいと思います。

はじめに

組織横断プロジェクトは複数の部門が協業することで、より付加価値の高いサービスが作り出せる一方、上手く進行しないケースも多く存在しています。

そこで、これまで複数の組織横断プロジェクトに参加する中で何が成功の要因となったのか、成功事例をベースに振り返りを行いました。
この記事が、これから組織横断プロジェクトに参加する方の参考になれば幸いです。

どんなプロジェクトだったのか

「応募要件定義サービス」という、リクルーティングコンサルタントが法人営業で使うBIツールの開発プロジェクトを、転職メディア事業部、BITA統括部、デジタルテクノロジー統括部、パーソルプロセス&テクノロジー社との協業により開発しました。

部門やグループ会社を横断したプロジェクトとなるため関係者も多く、また、デザイン担当として所属部署からは1人でアサインされていたこともあり、参加当初はとても緊張していた記憶がありますが、とてもスムーズに合意形成がなされたプロジェクトでした。
対象ユーザーの利用率も約80%と成果が出ており、すでにフェーズ2の開発も始まっています。

プロジェクトの詳細についてはこちらの記事をご参照下さい。

techtekt.persol-career.co.jp

組織横断プロジェクト成功のポイント

当プロジェクトには、組織横断プロジェクトで言及されることの多い「プロジェクト設計」「メンバー設計」「チーム運営」が、初期の計画段階から織り込まれていました。

デザインパターン

プロジェクト設計	プロジェクトの目的が明確
メンバー設計	メンバーに期待する成果が明確
チーム運営	会議体がシンプルで適切な進捗共有が行われている

具体的には、下記のような項目が実践されていました。

プロジェクト

目的の明確化
ステークホルダーの明確化
精度の高い見積もり
効果測定の実施
成果物の定義
クオリティの定義
ツールの選定

メンバー

適切なスキルセットを持つメンバーのアサイン
率直な意見交換
担当の明確化
関係者全員でのレビュー

チーム

スリムな会議体
適切な情報共有
コミュニケーションラインの整理（SOとPdMに情報を集約）
読み合わせの実施

一方、上手く機能していないプロジェクトでは、これらのポイントが欠落しているケースが多いと感じました。

アンチパターン

プロジェクト設計

・プロジェクトの目的が曖昧

・ステークホルダーを巻き込めない

メンバー設計

・メンバーに期待する成果や役割を決めない
・スキルセットが合わない

チーム運営

・進捗の共有がされない
・計画性に乏しい
・現在のステータスが分からない

一見すると、一つ一つは改善できそうな印象がありますが、実際にプロジェクトが走り出してしまうと、修正したいと思った時には影響範囲が広がり非常にコストがかさんでいきます。（中には初めからやり直した方が早い場合も）

軌道修正が多いプロジェクトは目的を見失いがちなため、組織横断チームをうまく機能させるためには、初期の計画が重要な鍵となりそうです。

組織横断プロジェクトに参加する中で得た気づき

さらに、このような観点も計画当初から想定されていたものでした。

オペレーションまで含めた長期的な運用・保守

サービスをリリースすればユーザーが使用してくれるとは限らないため、広い視点で長期的な普及を行なっていく必要があります。
特に、扱う情報が機密情報を含む場合、取り扱いには細心の注意が必要となります。
当プロジェクトでは、取り扱いミスを防ぐユーザビリティの観点でのUI改善を行なっただけでなく、ユーザーに対しても直接オペレーション面での支援を行うことで、オフラインでの仕組み化も行なっていきました。

これまでは、できたらいいけどそこまで工数を避けないだろうと無意識に除外していましたが、ここまでしていいんだ！と新たな気づきがありました。

また、ツールの統一のために時間をかけるよりも、多少の使いづらさはあれど共通のツールで進めることで情報の分断を防げていたことに気づきました。
今後の運用を考えた際、関係者全員が使用できるツールで進めたことで、自分の手から離れた時にも運用を続けていただくことが可能となりました。