「dodaプラス」は、エージェントサービス内の“非対面型”サービスです。採用企業と転職希望者、双方のニーズをそれぞれお聞きしながらマッチングを進めるサービスとして立ち上がって以降、多くのお客様にご好評をいただいています。
当サービスを担当するプラス事業部では、全国に数百名ほど在籍する「プロジェクトエージェント（以下、PA）」や「ハンティングエージェント（以下、HA）」という営業担当が、一つひとつの求人案件や転職希望者様へのサポートを行っています。
今回、長年の利用に伴いユーザー観点や保守・運用観点で課題が生じていた業務システムの刷新プロジェクトが始動しました。このプロジェクトにより、彼らの業務効率がさらに向上することが期待されています。
日々多くの人々によって使われるシステムを刷新するにあたり、どのようなモノガタリがあったのでしょうか。プロジェクトを主導した、プラスプロセス＆システムデザイン部（以下、プラスPSD部）の原田、呉、細谷とプラス企画グループの羽柴に話を聞きました。
加速度的な事業成長を背景に、“事業に最適化されたシステム”が必要に
――今回「dodaプラス」に関する業務システムの刷新を行われたとのことですが、まずはプロジェクト始動の背景にあった課題からお聞かせいただけますか。
羽柴：まず、ユーザーの業務視点から見たシステム上の課題についてお話しします。
PAが日常業務を進めるにあたり進捗管理などの用途で使用している業務システム（ARCS：アークス）は、元々は「“法人営業” と “キャリアアドバイザー” の分業された人材紹介サービス用」に作られたものでした。
これを、PAが採用企業様と転職希望者様を同時に担当し両者をおつなぎする、という仕組みの異なる事業で利用しているために、PAにとっては業務において使いやすいシステムだとは言えなかったのです。
不要なプロセスや画面、ボタンなどがたくさんある中、PAの業務に必要なわずかなものを一生懸命覚えてなんとか使う……そんな状況が続いていたことを受け、プラス事業部に最適化された業務システムを作ろうと本プロジェクトが始動しました。
原田：ARCSは10年以上にわたって使用され続けてきた歴史があり、さまざまな技術的課題も生じていました。
例えば、改修を重ねる中でプログラムが複雑化し、改修の影響確認やテストに時間を要することで開発生産性が低下していること、品質の安定性が低く、改修後にバグがたびたび発生することなどが挙げられます。
羽柴：現場からは、システムの古さから「ARCSは動作が重く、使いづらい」という声が常にあがっていましたね。
原田：さらに、長く使っているシステムですから、ソフトウェアやハードウェアのサポートが終了してその更新に追われるような状況でもあって。こういったさまざまな課題を解決するために、システム刷新に踏み切ることになりました。
――課題がありながらも、長年使い続けられてきたシステムを、なぜこのタイミングで刷新することになったのでしょうか？
羽柴：「dodaプラス」はもともと、人材紹介サービスから派生して新しく生み出されたサービスで、少数のメンバーで始められ、既存の小規模なシステムを利用してスモールスタートしました。その後事業の成長に伴い、より大きなシステムであるARCSに「dodaプラス」用の機能を追加して移行し、スケールアップしました。
しかし、その後も事業はさらに加速度的に成長し、メンバーも増えてきたため、自分たちの事業に最適化されていないシステムを頑張って使うことがついに難しくなってきた、というのが理由の一つです。
また、先んじてdoda人材紹介サービス側は、基幹システムの刷新プロジェクトの開発がひと段落したタイミングでもありましたから、いよいよプラス事業部も改善に着手しよう、という流れもあったのかなと思います。
――プラスPSD部の原田さん、呉さん、細谷さんは、参画された当初このプロジェクトや既存の業務システムについてどのような印象をお持ちでしたか。
原田：前職のSIerでの経験から、パーソルキャリアのように歴史ある会社では、昔ながらのシステムをフレームワークやバージョンのみ更新しながら何とか使い続けるケースが多い印象がありました。そんな中、今回大規模な投資をしてデザインを含め全てを新しく作り直すというのは、非常に大きな決断なのではと。
それほど力を入れて推進していきたい事業なのだなと感じましたね。
細谷：私はプラスPSD部に異動する以前、実際のユーザー側であるPAとしてARCSを長い間使っていました。
当時は慣れてしまっていたけれど使いづらい面もあったんだなと、プロジェクトに携わるようになって感じたことを覚えています。
呉：このプロジェクト以前に携わったのは、システム導入のプロジェクトが多かったのですが、今回はスクラッチ開発することになりました。これほど大規模なものは初めてだったため、正直驚きましたが、その驚きはポジティブな感覚でした。
失敗することもあるかもしれませんが、さまざまなことを経験し、学べる機会があるのはありがたいなと感じ、とてもワクワクしました。
――業務面・技術面での課題をどのように解決していこうと考えられたのか、プロジェクトの方針について教えてください。
原田：方向性としては大きく2軸あります。
まず、ユーザー視点での「使いづらい」「画面が見づらい」といった課題に対して、UI/UXを刷新すること。
採用企業様と転職希望者様を同時に担当するというPAの業務プロセスに合った動線になるように、フローや必要な機能から再考し、デザイナーさんにもご協力いただいて設計する方針を取りました。
もう一つは、「動作が遅い」というユーザー視点の課題と「開発・運用の生産性が低い」「品質が不安定」といった技術的な課題に対して、ARCS5.0の技術を活用しながら改善を行うことです。
例えば、局所的な改修を可能にするために、フロントエンドとバックエンドをきっちり分ける形で作り込まれたARCS5.0の作りを真似たり。また、より開発・運用の生産性を高めるために、テストについても実施者が手を動かすことなく自動で行えるARCS5.0の仕組みを採用したり。これらをはじめとしたさまざまな改善施策によって、開発生産性や運用保守の効率、システム品質、パフォーマンスなどの向上を実現しています。
大規模な刷新ながら、切り替え時に業務効率を損なわず工数削減に成功
――昨年10月にプロジェクトのフェーズ1を完了されたと伺っています。現段階で見えている成果などがあれば教えてください。
原田：プロジェクトの目的は、”PAが採用企業様や転職希望者様に対する活動に充てられる時間を増やすこと――そして、より多くのマッチングを実現するため、業務効率を高めること“です。現時点では、「1PA当たり月間3.25時間の削減」という成果が出ています。
画面のデザインも操作感もがらりと変わるシステム刷新において、業務効率を落とすことなく第一歩を踏み出せたのはよかったな、という感触です。
最終的な目標は「9.5時間の削減」を設定しており、現在はその達成に向け、現場の方々にヒアリングをしながら必要な改善を計画し、対応を進めているところです。
――フェーズ1を振り返って、よかった点をそれぞれお聞かせいただけますか。
細谷：まず、今回新たな業務システム「プラスARCS」のフェーズ1では、業務に最適化したUI/UXを提供することに注力しました。その結果、「従来のARCSと比べてレイアウトが見やすく、次に何をやるべきか明確になった」というお声をいただくことができました。今回得たUI/UXの最適化に関する知見を今後も生かしていきたいと思っています。
原田：デザインもきれいに作ったので、今後機能を追加していく中でもその美しさを保ちながら進めていきたいですね。
羽柴：私は今回、プロジェクト全体が同じ目線でいられたことが大きかったと思っています。私たち事業側のメンバーも技術のことを学ぼうとしましたし、技術側の皆さんも業務を理解しようとしてくださる、というようにお互いに線を引かず相手の領域に入り込んでいた印象ですね。業務課題からみんなで同じ目線で検討し、「どうあるべきか」を揉んでいくことができました。
呉：最初にプロジェクトの方針を決める段階から、優先度の定義など細かい点まできちんと決め、全ての関係者が同じ視点で考えることができていましたね。
今回の大規模なプロジェクトで、遅延やスコープ変更をすることなく計画通りにリリースができたのは、全員が同じ目線でスコープコントロールを行なえた結果ではないでしょうか。始めに関係者と必要最低限の機能を丁寧に調整してスコープを決め、基本設計以降も、各対応内容の優先順位を定期的にみんなで見直し、共有してきたことがよかったなと、思っています。
原田：あらかじめスコープを決めていても、後から「やっぱりやってほしい」とご要望をいただくケースももちろんあります。その場合、「このように運用回避する形ではどうですか」と代替案を出したり、「この要件をスコープ外とすれば対応可能です」と優先度を調整したりしました。
事業と開発の間に立つ、羽柴さんのような企画メンバーや私たちプラスPSD部の役割がしっかりと機能していたなと振り返ります。
羽柴：そうですね。事業側としても、プロジェクト内で目線が揃っていたおかげで、PAの方々に「開発の事情で今回は要件から外れるけれど、この点はリリース後にしっかり直していくので待っていてください」などと責任を持ってご説明できたのがよかったなと。そういった考え方や文化は、今後も維持していきたいと感じます。
――現段階で見えている課題はいかがですか。
細谷：今回、刷新にあたり、一部の機能やソート項目などを省略しましたが、ユーザーからは「使いづらい」「従来のARCSで使っていた機能だから、プラスARCSにも欲しい」との声も上がっています。現在のシステムは、まだユーザー目線で完璧に使いやすいものにはなっていないため、ユーザーの声をヒアリングして、より使いやすいシステムへ改善していきたいと考えています。
羽柴：今回は、効果を早くもたらすために分割リリースの形をとりました。
この方法はもちろんよかった点でもある一方で、ユーザーにとってはシステムが分かれているため、業務ごとにシステムを使い分けなければいけない状況とも言えるんですよね。この不便についても、早く解消していきたいですね。
原田：早く次のフェーズに対応してそういった課題を解決するために、改修プロセスなどを早々に整備して、品質や開発効率を高めていきたいと思います。
「プラス事業部の皆さんの業務負荷を、少しでも早く何とかしたい」
――ありがとうございます。それでは最後に、今後皆さんがチャレンジしたいことをお聞かせください。
細谷：異業種からの転職で、かつ以前はPAとして営業を担当していた私にとって、このプロジェクトは初めてのチャレンジでした。今回はシステムの裏側の仕組みや刷新のフローを学ぶ段階にありました。
今後は、一つひとつにコツコツと継続開発に取り組みながら、将来的には自分でプロジェクトを管理する立場になりたいなと思っています。例えば、原田さんの代わりを務められるような存在になることを目指して頑張っていきたいです。
呉：私は現在、PAに加えてHAの方々の業務も関係する継続開発のフェーズを担当しています。この取り組みを通して、まずはより多くのユーザーさんが使いやすいプラスARCSへ育てたいと思っています。
将来的には、従来のARCSから完全に切り替わることを目指しています。そのために、プロジェクトマネジャーとして、プラス事業部やプラスARCSだけでなく、より多くの関連システムや関係者全体を俯瞰し、仕様や方針を検討していくことにも挑戦したいです。
羽柴：今回のプロジェクトでは、発足当初の検討段階からリリース、効果検証までの全フェーズに関わることができ、業務要件の漏れに気づくなど、非常に多くのことを学びました。これらの気づきを今後のフェーズでも活かして、さらに良いものを作り上げたいと考えています。
また少し先の話にはなりますが、PAは非常に多くの業務システムを持っていて苦労されています。従来のARCSからの脱却を実現した後には、そういったシステムやプロセスのシンプル化に対して何かアプローチしていければと思います。
原田：このプロジェクトとしては、まだ従来のARCSから移行していない案件管理、企業管理、売上管理などの機能をできるだけ早く移行し、現在リリースされている進捗管理機能については、柔軟に改善要望に対応して、業務効率を改善させることを目指しています。
個人的にも、PAの方々が複数のシステムを使い分けることによる効率の悪さを解消するため、まずは機能の完全移行に注力して取り組みたいと思います。
――ありがとうございました！
（取材＝伊藤秋廣（エーアイプロダクション）／文＝永田遥奈／撮影＝小野綾子）
原田 修一 Shuichi Harada
BITA統括部 プラスプロセス＆システムデザイン部 プラスビジネスプロセスデザイングループ リードコンサルタント
SIerに15年在籍し、様々な分野のITプロジェクトにおいてPG・SE・PLを経験。課題設定や要件定義など上流工程からプロジェクトに携わり、事業に貢献したいと考え2020年4月にパーソルキャリアへ入社。入社後はプラス事業部の基幹システム刷新プロジェクトに従事。
羽柴 摩耶子 Mayako Hashiba
プラス事業部 企画統括部 業務企画部 プラス企画１グループ アシスタントマネジャー
呉 雪テイ Xueting Wu
BITA統括部 プラスプロセス＆システムデザイン部 プラスビジネスプロセスデザイングループ コンサルタント
大学院卒業後、機械メーカーで購買管理、直接材コスト削減に従事する。その後、コンサルティング会社に転職し、間接材コスト削減、システム導入など経営コンサルタントを担当。2020年よりパーソルキャリアに転職。現在に至る。
細谷 健一郎 Kenichiro Hosoya
BITA統括部 プラスプロセス＆システムデザイン部 プラスビジネスプロセスデザイングループ
大学院卒業後、製薬系企業に就職。2018年にパーソルキャリアに転職し、キャリアアドバイザーと法人営業の双方を担当する採用プロジェクト担当の経験を経て、現在に至る。
※2023年4月現在の情報です。
