はじめに
プロジェクトが進むにつれて、次のような情報は増え続けます。
- 会議の議事録
- 検討メモ
- 成果物
- チャットでの議論
- レビュー結果
- 関係者からのフィードバック
プロジェクトを進める上で重要なのは、最終的な成果物だけではありません。
- なぜその判断をしたのか
- どのような選択肢を検討したのか
- どのようなリスクを認識していたのか
- どのような前提条件で議論していたのか
こうした「検討の経緯」や「判断の背景」も、プロジェクトを進める上で重要な情報です。
私は現在、複数のプロジェクトを並行して進めています。そこで、プロジェクトに関する情報を集約し、蓄積した資料をもとに相談できる環境として、Microsoft Copilot（以下、Copilot）のノートブック機能（以下、Copilotノートブック）を活用しています。
今回は、私の環境における具体的な運用方法と、数か月利用して感じたメリットや注意点をご紹介します。
今回は、私の環境における具体的な運用方法と、数か月利用して感じたメリットや注意点をご紹介します。
※なお、本記事は個人の活用事例を紹介するものであり、特定の製品やサービスの利用を推奨するものではありません。実際に利用する際は、所属組織のセキュリティポリシーや情報管理ルール、利用環境の仕様を確認する必要があります。
Copilotノートブックを使う目的
私が目指したのは、単なる「プロジェクト情報の保管場所」ではありません。
目指したのは、
プロジェクトの状況や検討経緯を踏まえて相談できる相手を作ること
でした。
会議やプロジェクト資料を蓄積し、情報の整理、過去の検討内容の確認、成果物作成の支援などに活用しています。
私のプロジェクトでは、Teams会議、Excel、PowerPoint、Wordなどで作成された資料を扱うことが多くあります。
利用環境の仕様や権限設定の範囲内で、会議に関する情報やプロジェクト資料をまとめて扱える点に魅力を感じ、Copilotノートブックを活用することにしました。
実際の運用方法
会議情報を蓄積する
まず重視しているのは、会議に関する情報の蓄積です。
会議では、正式な議事録に残る内容だけでなく、チャット上で交わされた補足説明や、会議中には結論に至らなかった意見も重要な情報になります。
Teams会議の情報を参照に追加する
会議終了後、必要に応じて次のような情報をノートブックの参照情報として追加します。
- Teams会議のチャット
- Copilotを利用して作成した会議メモ
- 会議後に整理した論点
- 未解決事項や次回確認事項
会議メモだけではなく、チャット上の補足説明や議論の流れも参照対象にすることで、発言の背景や検討理由、未解決事項などを振り返りやすくなります。
会議中にCopilotノートブックへメモする
最近は、会議中にCopilotノートブックを開き、気になったポイントや論点をメモすることもあります。
新しいページとCopilotチャットを同時に開き、会話を聞きながら、後で確認したい内容をチャットに入力します。
例えば、次のような内容です。
- 気になった発言
- 判断に必要な情報
- 後で確認したい事項
- 自分なりの仮説
- 追加で確認すべきリスク
- 次回の議論につなげたい論点
会議終了後には、チャットへ入力した内容をもとに、Copilotへ次のような指示を出して整理します。
本日の議論内容、決定事項、未解決事項、追加確認事項に分類して、ページにまとめてください。
参照した情報が分かるように、根拠となる資料も示してください。
このように、会議中のメモを後から整理することで、単なる議事録ではなく、
自分の思考ログ
に近い形で記録を残せるようになりました。
プロジェクト資料を蓄積する
会議情報だけでは、プロジェクトの背景や前提条件を十分に把握できないことがあります。
そこで、必要に応じて次のような資料も参照情報として追加しています。
- 要件整理資料
- 検討資料
- 説明資料
- レビュー結果
- 成果物
- プロジェクトの前提条件
- 課題やリスクを整理した資料
こうした資料を追加することで、プロジェクトの背景や現在の状況を踏まえた形で相談しやすくなりました。
ただし、類似案件の資料や過去の成果物を同じノートブックに追加する場合は注意が必要です。
現行プロジェクトの資料と参考資料が混在すると、過去案件の内容が現在の検討事項や決定事項であるかのように扱われる可能性があります。
そのため、現行資料と参考資料を区別し、資料名やページ内に対象プロジェクト、作成時期、情報の位置づけを明記するようにしています。
効果を感じた場面
会議前の論点整理
重要なミーティングやレビューの前に、これまでの資料を参照しながら、現在の懸念事項や確認すべき論点を整理しています。
例えば、次のような質問をしています。
- 現在の懸念事項を整理してください
- 今回の会議で確認すべき論点を洗い出してください
- 反対意見になりそうなポイントを整理してください
- 判断に必要な情報のうち、不足しているものを挙げてください
複数の資料を参照しながら整理できるため、会議前に短時間で頭の中を整理できる場面が増えました。
ただし、Copilotの整理結果をそのまま会議資料に転記するのではなく、元資料や最新の状況と照らし合わせて確認するようにしています。
過去の判断経緯を振り返る
数週間前、あるいは数か月前に行った検討内容を確認したい場面もあります。
以前は、議事録やチャットを検索しながら、なぜこの方針になったのか、他にどのような選択肢があったのかを確認していました。
現在は、Copilotノートブックに対して、次のように質問しています。
この方針になった経緯を整理してください。
他に検討した選択肢はありましたか。
根拠となる資料や記載箇所を示してください。
過去の情報をすべて記憶しておく必要がなくなったことは、大きな変化でした。
一方で、過去の資料が最新の状況を反映しているとは限りません。過去の判断経緯を確認した後は、現在の要件や状況に照らして、改めて内容を確認する必要があります。
成果物作成の支援
プロジェクトの検討資料や会議の記録をもとに、成果物のたたき台を作成する際にも活用しています。
例えば、次のような内容です。
- レビュー観点の整理
- 予算執行の承認を得るための資料の構成案作成
- 会議で説明する論点の整理
- 検討結果や意思決定事項の整理
- 課題やリスクをまとめた資料のたたき台作成
これまでの議論や関連資料を参照しながら作成できるため、ゼロから資料を作り始めるよりも、作成の初動を進めやすくなりました。
特に、資料の構成や確認観点を整理する用途では、考えをまとめるための壁打ち相手として役立っています。
ただし、作成された内容をそのまま利用するのではなく、事実関係や前提条件、対象者に合わせた表現を確認した上で、最終的な資料に仕上げています。
活用する上での注意点
類似案件の資料を読み込ませる際は注意する
類似プロジェクトの資料や過去案件の成果物は、現在のプロジェクトを検討する上で参考になります。
一方で、現行プロジェクトの資料と参考資料が混在すると、過去案件の内容が現在の検討事項や決定事項であるかのように扱われる可能性があります。
そのため、現行資料と参考資料を分けて管理し、資料名に「参考」「過去案件」などの情報を付けるようにしています。また、Copilotに質問する際も、どの資料を根拠にするのかを明確にするよう意識しています。
出力内容の妥当性を確認する
Copilotの回答は、資料の整理や論点の洗い出しに役立ちます。
一方で、参照資料の内容が古い場合や、複数の資料に異なる記載がある場合、必ずしも現在の状況に合った回答になるとは限りません。
特にレビューや意思決定に関わる内容については、回答をそのまま利用せず、根拠となる資料や記載箇所を確認するようにしています。
必要に応じて、事実と推測を分けて整理するよう指示するなど、回答の前提や根拠を確認しながら利用しています。
Copilotを相談相手として活用する場合でも、最終的な確認や意思決定は利用者が行う必要があります。
個人情報や機密情報の取り扱いに注意する
プロジェクト情報を蓄積する際は、あらゆる資料を無条件に読み込ませるのではなく、所属組織のルールに従って、参照する情報の範囲を判断する必要があります。
特に、個人情報、顧客や取引先に関する情報、未公開のプロジェクト情報、認証情報などを扱う場合は、必要に応じてマスキングや除外を行います。
また、Copilotノートブックの利用環境やデータの取り扱いは、契約プランや組織の設定によって異なる場合があります。実際の利用環境におけるデータポリシーやアクセス権限を確認した上で利用することが大切です。
まとめ
Copilotノートブックに会議の記録や検討資料を蓄積することで、会議前の論点整理、過去の判断経緯の振り返り、成果物作成のたたき台づくりがしやすくなりました。
活用する際は、現行資料と参考資料を区別し、出力内容を元資料や最新の状況と照らし合わせて確認することが重要です。また、個人情報や機密情報の取り扱いについては、所属組織のルールに従う必要があります。
情報を蓄積するだけでなく、その位置づけや前提を整理しておくことが、Copilotをプロジェクトで有効活用するポイントだと感じています。
橋本 崇二郎 Hashimoto Sojiro
テクノロジー本部 DX開発統括部 エージェントプロセス＆システムデザイン部 クロスプロセスデザイングループ
2024年2月にパーソルキャリアに入社。エージェント領域のITコンサルタントとして、システム開発プロジェクトの推進を担当。現在は「AI時代におけるITコンサルタントの在り方」をテーマに、AIエージェント活用やAI前提の業務プロセス設計について研究しています。
※2026年9月現在の情報です。
