Google AppSheetで「役割・業務見える化アプリ」を開発してみた

2023年下期に会社施策である「データ活用人事育成プログラム」に参加。
その中で人生初のノーコードアプリ開発に挑戦。悪戦苦闘しながらGoogle AppSheetで作成したアプリケーションをご紹介。

自己紹介

人事本部人事サービス推進部労務・健康推進グループの富田です。現在は会社の統合や組織再編などを行うプロジェクトや業務改善を担当している人事歴約6年目の社員です。普段の業務ではデータ管理＝Excel利用程度で、IT知識は初心者レベル。この度「データ活用人事育成プログラム」に参加し、データ分析やデータ活用のリテラシー、ノーコードアプリの開発（Google AppSheet）、BI開発（Looker）の使い方を学びました！今回はGoogle AppSheetで開発したアプリについてご紹介します。

作成したアプリについて

◆　作成背景
部署内で担当業務一覧をExcelで作成していますが、なかなか更新がされない、どこにあるかわからないなど上手く活用されていない状態でした。そこで「誰でも・いつでも・簡単に入力でき最新情報の閲覧が可能になること」に加え「各部署ごとに役割や課題を管理するだけでなく全体に公開することで、幅広くな意見交換や課題共有できる状態にしたい」と考え、Google AppSheetでアプリを開発することになりました。

◆　 作成したアプリ
作成したアプリの活用イメージは4つです。
1．業務管理
　　自身の業務に変更があった場合、簡単に追加や削除ができることに加えてコメント記載が可能なため、チャレンジしたいこと記載することで他者からのいいね👍によりに背中を押してもらえることもあると考えています。

2．担当者検索
　　誰に相談すればいいか、担当がわからないときに好きな項目で検索したり、新しくグループにJoinされた方が、部署のメンバーの業務理解を深める際にも活用できるかと思います。

3．新しい業務の創出
　　フリーコメントを追加する機能を作成し、担当者が「絶賛対応していること・興味があること・今後チャレンジしたいこと」などを記載してもらうことで、コミュニケーションの活性化にもつなげたいと考えています。また、新しい業務に着手する際に、同様の事象を考えている人を確認でき、所属をまたいで業務を協働して進めることも可能になると思います。

4．業務の棚卸
　　マネジャーが、グループ内での業務を一括編集することや業務の棚卸を行うことが出来るため、配下メンバーの業務を可視化し、業務再編を改めて検討することも可能になります。

ここからはアプリケーションの構成についてご説明します。
アプリ画面は「申請画面」「検索画面」「一覧画面」の３つの画面を作成しています。

申請画面
申請画面では、自分の業務を追加することができます。所属部署を選択すると、選択された部署に紐づく業務大項目・中項目から選択可能となっています。フリーコメント項目の「New」ボタンをクリックすると、フリーコメントの入力Formが立ち上がり、内容を入力することができます。

検索画面
検索画面では、「ユーザ別検索画面」で検索したい項目を選択すると、「ユーザ別検索結果」に対象となる社員が一覧で表示され、該当者を選択すると「Details」に詳細が表示される仕様となっています。
また、ツール上部の「🔍Search 検索画面」にキーワードを入力することでも検索が可能です。

一覧画面
一覧画面では、誰が何の業務を行っているのか、一覧で確認することができます。担当者の他に、組織の全体業務を把握ができるため業務の棚卸も可能です。また、一覧から該当の列を選択すると詳細を確認することも可能になっています。

（該当列を選択すると詳細画面が表示される）

アプリ開発の感想

アプリケーションの作成が初めてで、Google AppSheetで作成したアプリケーションも利用したことがなかったため、始めはどんなことが出来るのか、自分の業務にどう役立てられるかイメージすることが難しかったです。ただ、講師の皆さんのおかげでGoogle AppSheetに投入したExcelデータの紐づきや、設定画面など、アプリケーションにどう影響しているか、理解が深まるにつれて面白みが増し、楽しみながらアプリ開発が行えました。現時点ではエラーの原因や対処法まで理解できている状態ではないため、継続して学び、経験を積んでいくことで、もっと手軽にアプリケーションを作成できるようになり、今後ますます業務効率化を促進していけると思っています！

アドベントカレンダー6日目は以上です！
次回は柳元さんにバトンタッチしようと思います！

引き続き人事によるGoogle AppSheetのアドベントカレンダーは続くので是非読んでください！