“洗練された業務”への変革―――RPA推進グループの今に迫る!

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BITA統括部 テクノロジー企画部RPA推進グループでは、RPAを活用して社内の業務効率化を推進しています。

グループ発足時は、バックオフィスのIT化が遅れている現状のなかで「RPAって?」というところからスタートしたそう。業務フローを理解しながら、RPAがどこまでを担っていくのか―――中心メンバーである同グループのリードコンサルタントである金田、北島、ゼネラルマネジャーの廣に話を訊きました。

属人化された業務フロー、RPAが必要だったワケ

——まずはRPA推進グループがスタートした背景を教えてください。

金田:2017年の4月からBITAの中で、気になるITのテーマを主体的に勉強する学びの仕組み「Opus Agora(オーパスアゴラ)」というカリキュラムがあったんです。当時RPAが話題となり数人の社員で「どんなツールがあるのか」「何に使えるのか」という社内研究会からスタートしたのがきっかけでした。

検証する中で「これは使える!」となり、当時の上長と研究会参加者たちが、プロジェクトとして立ち上げようと話が進めました。その体制を整える中で、これまで社内の各部門で営業や企画のキャリアを積んでいた自分にも白羽の矢が立った感じですね。

当時BITA(ビータ)というITシステム部門が関わっていたのは、基幹システムや【doda】のような大きいサービスが中心で、バックオフィスの業務効率に対するシステムには大きなコストを掛けられず、ExcelやAccessという属人的な“野良ツール”のせいで、担当者が異動や退職によっていなくなるたびにやり方がわからなくなるというアナログ状態が蔓延していました。

RPA化すると手作業が自動で出来るようになり、バックオフィス業務の高度化が可能になることは、一般的に言われていたこともあり、理解していました。それがコストを掛けず比較的容易にできるというからパーソルキャリアとしても着手したい、という背景ですね。

——当時はバックオフィスの中でRPA化できそうなモノは、結構な量がある感覚でしたか?

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テクノロジー本部 BITA統括部 テクノロジー企画部 ゼネラルマネジャー 廣 泰介

廣:めちゃくちゃあった感覚ですね(笑)

ちょっと昔話っぽくなっちゃうんですけど、旧インテリジェンスからパーソルができるタイミングで、全社IT部門はパーソルホールディングスに寄せていました。もちろんBITAも。

なのでその期間が1年~2年くらいだったと思いますが、パーソルキャリアとしてバックオフィスの業務改革が進まなかったんです。なのでまさに…宝の山状態でした(笑) 

北島:自分の過去の経験から考えると、RPAってもともと金融機関から始まっていて、バックオフィス部門を着手してるんですね。やっぱりどの企業でもそうですが、バックオフィス部門は色んな情報を集めて、データを一度に処理することが多いと思うので、比較的RPA親和性が高い領域ですよね。

廣:そうなんですよ。ただ当時の私たちの判断では、どうしても売上を担う営業部門を中心としたフロント業務と比較をしてしまうと、バックオフィスは優先順位が下がりがちだったんです。直接的に売上を上げる部門ではなく、投資対効果を出す事が難しいので、バックオフィス領域はIT化できず取り残されることが多かったんです

——バックオフィス領域が取り残されることで、何か課題はあったのでしょうか?

金田:話したいことが多いんですが、これどこまで話して大丈夫ですか?(笑)

社内全体を見渡してRPAに適していたのは、「バックオフィス全般」と「営業などのフロントやマーケティング領域のミドル領域の“システム化するほどでもないもの”」の2つがあったんですね。

ただバックオフィスは、少しやり方を洗練すれば解決できるものが、洗練されず属人的な野良業務として残っていることが多いんですよ。つまりIT化できずに取り残されたことによって、前後の仕事が何をしているか、何故やっているか、がわからないという状態が拡がっていたことが課題でした。

例えば、ダウンロードして加工して渡すという作業があるとします。加工のところだけ大変だという声があった時、加工だけをRPAで解決できるんですけど、前後の仕事を考えれば、「ダウンロードして」「加工して」「渡す」ということもRPA1本で解決できるんです。そうすると一連の流れはボタンを押すだけで、2部署で3作業やっていたのが1ロボットで1作業、という改善ができます。 

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テクノロジー本部 BITA統括部 テクノロジー企画部 RPA推進グループ 金田 直樹

RPAで解決するためには、自分の知っている範囲だけでなく全体を見渡すことが重要なんです。削減できる工数は少ないものの、洗練することで属人化された野良業務を減らせることは業務改善にもつながります。

既存の業務を置き換えるだけなく、+αの価値を

——具体的には、どのような案件に取り組んでいて、どのようにニーズを拾っていますか?

金田:僕はバックオフィスの中でも、人事や総務などのコーポレート系のBPRを担当しています。

まずは、それぞれの部署の業務にアタリをつけながらヒアリングに回って、業務一覧を見せてもらって…そもそも業務一覧がない部署も多いんですけどね(笑)

わかりやすい事例は総務の案件ですね。社員が会社用の携帯端末を手配するとき、申請に必要な情報が漏れなくシステムに入力されているかどうかの確認を総務の担当者がチェックしていました。1件1件全て人が確認して、入力漏れがあれば理由を記載して申請を差戻して…と大変な工数がかかっていたんです。これを自動的に判定し承認するRPA化に成功しました。

また新しい事例では、入室時のセキュリティカードキーのログ解析ですね。セキュリティの仕組みが変わるタイミングで、勤怠のデータとセキュリティカードの入室ログを照らし合わせて、勤怠と全く違う時間に入室するとアラートが上がる仕組みを新たに設けました。開発に関わった僕自身もアラートを出してしまい、上司に突っ込まれたことがあります(笑)

前者の削減時間は作業していた人の作業時間、後者はもし人の手を介して行うとどれくらい時間がかかるかを仮想の削減効果として出しています。後者は提案していくRPAですね。既存の仕事を置き換えるだけではRPAを行う価値ではな、プラスアルファを行うことに意義があると私は考えています。

他には、人事情報や受注登録などのビジネスオペレーションなども担当しています。

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テクノロジー本部 デジタルテクノロジー統括部 データ&テクノロジー ビジネス部 ビジネスグループ リード 北島 寛康

北島:私は金田さんとは異なり、営業部門を中心としたフロント業務の改善案件を担当することが多いです。というのも、入社してエージェント事業をより理解するための研修を行う中で、これはRPAで改善できるのでは?と直接提案したところ、実際に検討しよう!となったのがきっかけでした。

現在検討中のものには、RA(※)が担当している法人顧客へ、転職希望者の推薦書類を送る“推薦代行”という業務があります。これまではRAが1件1件、企業側のシステムに推薦書類の連絡をしていましたが、これを適切な形で自動化し、RAは法人顧客により多くの提案や支援を行うことはできないか、と話しています。

※RA(リクルーティングアドバイザー:法人顧客の中途採用支援担当)

 

新たな価値を提供する事例としては、地方の中小企業とつながりを持つ地銀と連携して人材紹介を行う取り組み、今まではリソースの問題で主要な地銀にしか月次の報告レポートを提出できなかったのですが、RPAを使って全パートナーに月次のレポートを提出できるよう取り組んでいます。これは元々の人の作業削減ではなく、レポートを通して色んな情報を集めている地方銀行に対してプラスアルファを提案し、新たな価値を生み出しています。

——推薦代行”のように、会社によってシステムが違うとRPAで組み込むルールって変わりますよね?そういうものもRPA化は可能なんですか?

北島:企業によって応募を管理するシステムは違いますが、いくつかのひな形を作り、あとは一部カスタマイズをすることによって進められるのでは、という思いでチャレンジしています。 

金田:これ、カスタマイズが全部に入っていると、無限パターンになるんですよ。採用管理システムがあり何百社分もカスタマイズするとなると、何百通りのRPAが必要となってくるので。

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北島:そうなんです。なのでまだ検証は必要ですね。ただ、カスタマイズする部分の全てにシナリオを改変するのでなく、部品化して1個の部品を変えると全部のシナリオが変わるという風にして、一番集約の多い共通の部品を見極めれば可能だと思います。

 

——北島さんのように外部からの視点でビジネスの仕組みを観察していくと色々なRPA化のアイディアが湧き上がってくるのでしょうか?

北島:そうかもしれませんね。また進めていく中で違った所から、これをRPA化してほしいという案件も生まれてきます。

金田:北島さんは、これからRPA化していきたいという案件も豊富に持ってますね。

ちょっと違った展開もあり、RPA化するだけではなく、整理された案件をパーソルグループ内の障がい者専門の転職支援やBPO業務を担う、パーソルチャレンジ株式会社が委託を受ける方向へ変化するいうこともありました。

北島さんのようにRPAの知見がある方がチームにいることで、連鎖的に新しいシナジーがグループ内で創出されていると思います。

大切なのは「なぜその業務をやっていますか?」

——お話を聞いていると現場と連携して着実に前進していると思うのですが、組織として何か課題に感じているところはありますか?

金田:現体制は案件を掘り出すことが可能になったので、待ちの案件が出そうになってきています。できれば開発も人を増やして3か月に2本のペースを、月1~2本のペースで開発できるようにしたいというのが課題ですね。

——実際の開発フローの中で大変だと感じているところはどこでしょうか?

金田:開発フローは“案件集め”と“要件定義”までが前半戦です。“案件集め”はRPAの開発体制が整うまでは慎重に行っていましたが、今は体制も徐々にできましたし、北島さん参画のおかげもあって困らなくなってきました。 

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問題は“要件定義”の部分で、「パターンがわからずに業務を行っている場合」や「なぜその仕事をやっているか」を理解していないことが多いため要件をまとめることに苦労しています。

我々も、常にその業務の横にいるわけではないので、すべてを理解することは難しく、中に入ってパターンを見聞きして理解してから、画面操作の録画やキャプチャを自動で撮り続けるツールを使って要件化します。今後起こる世界はこのキャプチャが半自動的にRPAになる世界だと思いますが、今は地道に作業していますね。

——RPAをひとつ作るだけでも、相当な時間と労力がかかりますね……

金田:要件定義に一番時間がかかりますね。全部のパターンを認識して可視化し、例外処理をちゃんと組み込むのが大変です。後から「このパターンがあった」というのが出てきますから。

——RPAプロジェクトが立ち上がって3年。認知されていくと同時に色々なRPA化を行ってほしいと要望が来ている中、本当にRPA推進チームがやるべき案件のスコープの切り方について、方針はあるのでしょうか?

廣:方針めいた話ではないですが、金額にすると25万円くらいの年間削減効果がないものは受けていませんね。基本思想はBPRで単純にRPA化するだけでは駄目だと思っています。 

全体を見た時、その業務は本当に必要かというところから考え、「RPA化はただの暫定対応でいつか捨てられるのではないか」「ただこれだけは解決してあげたい」という考えを天秤に掛けます。本当に即座に何とかしないと、という状況であればアルバイトを雇うなどして対応しているはずですし、RPA化してほしいという時点で第三者的にこの業務が必要かそうでないか、問いかける側も考えるきっかけとなっていると思います。 

——その「必要か」「そうでないか」というジャッジはRPA推進チームで行うのでしょうか?

廣:「いりませんよね?」と直接聞くわけではありませんが、「何のためにやっていますか?」と問いかけるようにしていますね。 

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北島:僕が担当している営業部門や企画部門では、業務性質上「そもそもいります?」という問いかけはあまりありませんが、業務の奥に行けば行くほど聞かないとわからないことも多いので、判断しにくいケースも多いです。

廣:モノによっては改善してほしいけど、自分の手でやるという文化で来ているので、RPA化なんてもってのほかとなっているかもしれないです。人がやるべき価値ある業務、例えばキャリアカウンセリングのサービス向上に時間をかけることが重要なのに、そのほかの業務に時間をかけてしまっていることに気づかないケースもあります。これを我々がいい具合に改善して、気付かせてあげることも必要だと思っています。 

ミッションとRPAをつなげて、自分たちらしい“はたらく”を。

——皆さんの仕事を全社のミッションに照らし合わせると、どのような役割を持つとお考えですか?

金田:パーソルキャリアには「はたらくを自分のものにする力を」というミッションがあり、それを実現するために大切にする価値観があって、そのバリューとは、“外向き” “自分事” “成長マインド”です。

ここからは僕の主観ですが、「あなたの業務は何のためにやっているか」に答えられない業務は“外向き”ではないのではないかと思ってます。外とどんなふうにつながっているか、それを外向きに引き出すのも僕らの仕事だと考えています。

“自分ゴト“でやるためには「その仕事は何のための仕事か」という問いの答えを、自分の言葉で語れる必要があるんじゃないかな、と僕は理解しています。そしてその仕事は本当に今のままでいいのか、その業務を進化させていかなければならないということを考える・チャレンジするのが”成長マインド“です。

RPAがきっかけとなり、会社全体のミッションの実現やバリューの実現に繋げていきたいと思って自分の仕事をやっています。我々の仕事のスタンスとしても、とがったミッションとリンクして“自分事”として自分だったらどうするか?というバリューをRPAでやっていきたいし、やらねばならないと考えています。

またRPAには【Class1】【Class2】【Class3】というクラス分けされるのですが、今ある業務を機械に任せる【Class1】ではなく非定型業務【Class 2】に取り掛かり始め“成長マインド”のバリューを高めています。

例えばAI-OCR+RPAとして請求書をPDFにしてシステムに取り込みテキストデータにして、その後自動的に請求処理を行うことにチャレンジしています。今までは人が見ていましたが、これをPDFにできれば全請求書処理のRPA化の可能性が広がります。 

北島:これは全社展開できると思います。こういうインパクトの大きなネタが、色々なところから出てくるようになりました。

 

——それはすごい! このような個別対応でなく全体に波及していくようにしたいという思想は発足当初からあったのでしょうか?

廣:明確に何年後とあったわけではないですが、AI-OCRのように【Class2】をつかって全社展開していきたいと思っていました。知見のある北島さんが担当領域に直接業務ヒアリングしていって人間関係つくっていただいたので、これからはかなりクイックに進められると思います。

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金田:情報セキュリティグループの承認が下りないというリアルな課題もありますが(笑) あと北島さんが入社されたときも「普通のRPAはいやだ、【Class 2】でないと飽きる」と言って入社されているので、やりがいを感じていらっしゃると思います。

北島:それは本心です(笑) 将来的には請求書の処理センターをRPAでつくろうと考えています。請求書をこっちで貰えれば、あとはお任せくださいという構造になればと考えています。  

——組織の中でこういう方向になってくれれば、もっとやりやすくなるという感覚はありますか。

北島:たまたまですが経営陣も含めて全社的にBPRをやっていこうという方針があります。一つの弾としてRPAを活用され、色々集まってきているから今はやりやすい時期だと思います。

廣:ミドルとバックオフィス業務の棚卸、組織の高度化というところを経営戦略部が音頭をとってやろうとしています。RPAというよりBPR業務改革という枠組みですが、いまだとBPR=RPAとなることが多く、RPA推進グループがあるので、リソースを確保してくれればノウハウはありますよ、とアピールできているので風向きは良いです。

金田:ちょうど2年経ち、約3万2,000時間削減できている。金額にして7,000万弱なので要求されるものを作ろうと思えばつくれる体制です。【Class 1】で当たり前に出来なきゃいけないものは探していきますし、【Class2】で新しいものは仕事をやりながら見つけていきたいですね。新しいAIなどの技術との組み合わせを探していきたいフェーズですね。

——最後に、それぞれ今後やっていきたいことなどを聞かせてください! 

北島:自分としては経営効果を早期に出していきたいと思っていますし、RPAの“伝道師“を自分以外にもつくりたいです。事業部単位で伝道師がいて、ネタが上がってきたらRPA化だけでなく業務改善が進んでいくような組織がつくれたらなと思っています。そこに向けてRPA勉強会もテクノロジー本部内でやっていて(※現在は新型コロナウイルスの影響により中断)、次は事業部側でやりたいという声もいただいています。管理やつくる人は集約しても良いと思いますが、ネタを拾ってきてRPA要件定義をする人を増やして、事業部に所属している体制になればいいと考えています。

金田:ミッションとバリューをリンクさせて、このRPAの仕事をやっていきたいなと思っています。世間でいうと人員削減やコストカットという文脈でしか語られないことは多いですが、「はたらいて笑おう」を掲げていますし、そんな仕事を沢山増やしていたいですね。そのためにも、つまらない仕事を減らすRPAをつくっていきたいです。

廣:部門として体制をちゃんとつくりたいと思っています。現場でRPAをどんどんつくるということが発生すればいいとは思いますが、同時に管理コントロールが難しくなるので、線引きが必要だと考えています。エクセルやマクロのツールが散らばると引き継ぎが難航しますし、古い情報がそのまま残ると情報セキュリティの観点でも危険なのでRPAではそうはならないようにしたいです。

ただ人によって思想が違ったりもするので、集中管理と各部門で管理するハイブリットの方法を模索ばかりしているんですね。これからじっくりと考えていきたいと思っています。

——RPAを通じて、業務改革がより一層進みそうですね。ありがとうございました!

(取材・編集=伊藤秋廣(エーアイプロダクション)/文=武田光晴(エーアイプロダクション)/撮影=古宮こうき)

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廣 泰介 Taisuke Hiro

テクノロジー本部 BITA統括部 テクノロジー企画部 ゼネラルマネジャー

2006年にパーソルキャリア(旧:インテリジェンス)に新卒入社。キャリアアドバイザー、営業企画部門を経て、2012年よりシステム(BITA)部門へ配属。

2015年にマネジャー着任。2020年より現任。

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金田 直樹 Naoki Kaneda

テクノロジー本部 BITA統括部 テクノロジー企画部 RPA推進グループ リードコンサルタント

2001年新卒入社。アルバイト領域の法人営業担当としてキャリアをスタート。エリア/大手法人営業、営業企画、事業企画、新部門立上げ、新人育成、など幅広い経験を積む。よりIT関連の経験を積むべく、社内のキャリアチャレンジ制度で、BITA統括部への異動を志願。願い叶って異動となり、201710月よりRPAプロジェクト推進の主担当をつとめ、現在に至る。

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北島 寛康 Hiroyasu Kitajima

テクノロジー本部 デジタルテクノロジー統括部 データ&テクノロジー ビジネス部 ビジネスグループ リード

2006年に新規事業コンサルタントとしてキャリアをスタート。国内のRPA市場黎明期に入ると、事業立ち上げに携わり、RPAツールの販売・導入、代理店網の構築、新事業・サービスの企画・開発に従事。2019年6月にパーソルキャリアに入社し、データ/テクノロジーの事業活用を担うデータテクノロジー統括部のビジネス担当、及びRPA推進グループの案件開発を担当中。 

※2020年4月現在の情報です。

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